SOPHA 2009

Cette page est pour l'organisation de la SOPHA 2009 qui se déroulera du 2 au 5 septembre 2009 à Genève.

Comité d'organisation local

Philipp Keller (Genève) [coordinateur] David Furrer <furrer4@etu.unige.ch>

assistants: Jiri Benovsky (Fribourg) Marc-André Weber (Neuchâtel) Alain Zysset (Lausanne)

Publicité

Responsable publicité NCCR: Terence.Macnamee@cisa.unige.ch Responsable UniGE: presse@unige.ch, Didier.Raboud@presse.unige.ch, Sylvie.Deleze@presse.unige.ch

TSR: ge.region@tsr.ch: laurence.gemperle@tsr.ch et patrick.fischer@tsr.ch RSR: Eloïse Porcarelli, dare dare, eloise.porcarelli@rsr.ch

Salles

J'ai demandé:

Auditoire MS150 (200 pp) du 2 au 5 septembre 2009 de 8h15 à 11hrs et de 15h30 à 18h30.

salles 2150, 2140, 1150, 1140, 1193 du 2 au 5 septembre 2009 de 10h - 16h30.

Ainsi que les surfaces d'exposition Nos 1,2 et 3 dans le bâtiment Uni-Mail.

Mais pas encore de réponse.

Matériel audiovisuel (beamers)

responsable: Jean-Claude.Duvanel@adm.unige.ch

Il faut: powerpoint dans toutes les salles, micros dans la grande salle (micros à main et micros à accrocher sur les chemises), pointeurs lasers, son, câbles, éventuellement demander qu'on nous prête des portables pour ne pas avoir à emmener les nôtres dans les petites salles. Tous les organisateurs doivent avoir le numéro du responsable en cas de problème. (Am)

Ne pas oublier de faire en sorte que les invités et les participants aient accès à internet. Johannes s'est occupé de cela. Il faut contacter quelqu'un afin d'obtenir nom d'utilisateur et mot de passe pour tous les participants.

Site de paiement sécurisé

responsable: Michel.Gaudry@adm.unige.ch

Johannes: C'est pas nécessairement Michel Gaudry. On peut simplement écrire à webmaster@unige.ch. (Pour L'EMC c'était Fred Radeff qui s'occupait de la tache)

Il y a un problème général avec le payement sécurisé de l'uni: Vous recevez une confirmation de "registration" chaque foi que qqn a rempli le formulaire d'inscription. Mais ça ne veut pas dire qu'il a franchi la deuxième étape, i.e. le payement. Pour voir cela il faut regarder les comptes de l'uni auxquels seuls Philipp et Mme Janain auront accès.

Expositions de livres

Il faut contacter:

Nicola Stacey Deputy Head of Exhibitions Blackwell Publishing 9600 Garsington Road Oxford OX4 2DQ UK nicola.stacey@oxon.blackwellpublishing.com +44 (0) 1865 476 534 +44 (0) 1865 471 534 www.blackwellpublishing.com

Alex Dann Marketing Co-ordinator - Philosophy Journals Routledge, Taylor & Francis Group Park Square, Milton Park, Abingdon, Oxon OX14 4RN *T *020 7017 7381 **E **Alexandra.Dann@tandf.co.uk

Huw-Gwilym Mason | Senior Exhibitions Co-ordinator Oxford University Press | Oxford Journals AcExhibitions.uk Office D222 Great Clarendon Street Oxford | OX2 6DP | UK T: +44 (0)1865 353769

judith bullent, mitjudy@mailbox.co.uk The MIT Press 11 Chenies Street London WC1E 7EY UK

IMPORTANT: ne pas oublier de demander à Mme XXX (Philipp, je crois que tu as son nom et son e-mail) l'autorisation d'exposition et de vente de livres. Prévoir un stand ou une salle pour les maisons d'édition. (Am)

Impression du programme

RNDr. Jarek Janosek, Ph.D. Chief Manager for Western Europe www.librix.eu Subsidiary of Tribun EU Gorkého 41, 602 00 Brno Czech Republic

Impression des affiches: si vous choississez de les faire imprimer à uni-mail (le moins cher à Genève), prévoir de les envoyer bien à l'avance et d'insister sur la date à laquelle vous voulez avoir les affiches. Pour le format des affiches: l'idéal est de pouvoir les envoyer en pdf, je crois qu'ils peuvent imprimer également à partir de powerpoint. (Am) http://www.unige.ch/batiment/logistique/logistique/imprimerie.html

Financement

Il faut penser à des possibilités de sponsoring.

Autre possibilité: Dana Foundation, Mme Béatrice Roth <Beatrice.Roth@chuv.ch> ist, Centre de Neuroscience, Université de Lausanne. Tel. und Fax ++41 (0)21 692 5525

Accommodation

La cité universitaire Genève a confirmé qu'ils peuvent mettre à notre disposition 100 chambres individuelles (avec possibilité de rajouter un lit supplémentaire, est meublée et équipée d’un coin lavabo, les douches, toilettes et cuisine étant à l’étage; les draps et linge de bain sont fournis) et 50 places en dortoir. Les réservations définitives devraient être finalisées en mai 2009 avec Monsieur Frédéric Truan (022 839 2009, frederic.truan@adm.unige.ch). Les tarifs sont ici: http://www.asso-etud.unige.ch/cite-uni/hebergementGuest.php

Si vous avez besoin de réserver des hôtels pour les intervenants, les années précédentes nous avions réservé à l'hôtel Comédie ( http://www.hotel-comedie.ch/ (ils demandent une avance)) ainsi qu'à l'hôtel Bel'Espérance (http://www.hotel-bel-esperance.ch/)

Nourriture

Les croissants à la Migros coûtent 85 ct, mais ils ne livrent pas.

En 2007, Marie Oreiller () a négocié avec Pougnier à Carouge: 30 fromages : 30 x 3.7 = 111 30 jambons : 30 x 3.7 = 111 30 jambons-fromages : 30 x 4.5 = 135 25 thons : 25 x 6.- = 150 25 tomates-mozzarella : 25 x 5.6 = 140 20 salami : 20 x 3.7 = 111 160 croissants : 160 x 1.3 = 208

966 frs/jour

4 x 966 = 3864

-10%: total : 3864 - 386.4 = 3477.6 frs

total - sandwichs et - boissons : 7816 - 3477.6 - 1000 = 3338.40 frs

On peut louer des machines à café chez http://www.espace-jura-gabert.ch/location.htm)

Pour l'ESPP, les achats nourriture étaient 400 CHF, les achats Aligro 3400 CHF, les sandwichs (par livraison) 3150 CHF et la location de la machine à café 330 CHF. La main d'oeuvre (160 h sur cinq jours, donc 4 personnes à 8 h à 25.65 CHF / h) était de 4100 CHF, donc le total à 11350, mais c'était ok parce que les personnes concernées ont aussi fait la registration desk etl'installation des salles. (et les affiches, les réservations d'hôtel, le site internet... ;-)

Pour l'EMC, nous avons fait un accord avec la caféteria d'uni-mail pour les pauses café et les repas de midi (seuls les conférenciers invités ont eu droit à un repas gratuit à midi). Le total tournait autour de 7000 CHF (Johannes doit en savoir plus là-dessus). Avantages: moins de frais de salaire pour les étudiants, moins de tracas d'organisation. Désavantages: seuls les invités ont eu droit à un repas gratuit, et un repas de caféteria (mais c'est aussi parce qu'à l'EMC nous avions un plus petit budget qu'à l'ESPP). (Am)

Vous pouvez télécharger le devis de la cafétéria d'Uni Mail pour septembre. C'est tout compris donc ça vaut le coup de comparer. (Dav)

Pour l'EMC, le diner de la conférence a eu lieu aux Vieux Grenadiers (resto@vieuxgrenadiers.ch), et nous a coûté entre 6000 et 7000 CHF (chaque participant ayant payé son diner, Johannes doit avoir le chiffre exact).

EMC

Nous avons des exemples de mail d'information sur Genève, les transports en commun, comment se rendre de l'aéroport/gare à l'hôtel et à Uni-mail, demandez-nous les modèles si ça vous intéresse. (Am)

To Do List, Eidos Metaphysic Conference, 15-18/07/2008

1) Funding applications

1. Send funding applications to : ASSH - Gretler - Boninchi - FNS -Décanat - Commission Administrative - ProDoc - Fondation Wilsdorf - Lotterie Romande - Dana Center

1. Send our thanks for the money they have agreed to give us
2. Mention that we received money from these people whenever and wherever we can
3.  ???

2) Finance

1. Create accounts for each of the different funding sources we may receive
2. Check that we have received the money
3. Check which funding can be used for what, and check how we can pay with this money (if we have to show bills, or if we need “etiquettes” to receive the money, etc.)
4. Make contracts for ourselves and for the students we will hire
5. Check that the people who come to the conference have paid their registration fees on the internet
6. Pay whatever we can pay before the conference, AND KEEP EVERY PROOF OF THE PAYMENTS
7. During the conference, collect the rest of the registration fees and the money for the conference dinner
8. Pay the rest of the bills and pay the salaries
9. Do accounts
10. Wrap up accounts
11.  ???

3) Invitations, Contacts, Website

1. Invite the invited speakers and the symposia participants
2. Book hotels for the invited speakers and the symposia participants
3. Make the website
4. Make a call for papers
5. Organize payment of registration fees on the internet
6. Announce the conference
7. Choose the other speakers for the conference (and inform them)
8. Answer questions
9. Collect titles and abstracts of the talks to make the programme
10. Be ready to answer all questions and queries
11.  ???

4) Programmes and posters

1. Contact printers
2. Choose the conference format
3. Contact the « office du tourisme » and ask for free brochures about Geneva and other information
4. From the ESPP programme, copy and modify the information about hotels, restaurants, etc., in Geneva
5. Find the logos of the organisations which gave us money
6. Make the posters (don’t forget we need different format (A4, A2, A1, etc) and you have to do a model for each format) and the cover of the programme
7. Maybe make the model for a huge banner (2m on 10 m) to hang in Uni Mail)
8. Choose the text we will put on the posters (maybe in English and French) and put a programme summary on the posters
9. Finish the posters
10. Send programmes and posters to the printers
11. Maybe contact printers for Conference Proceedings
12. Receive the posters and put them in their place
13. Receive the programmes
14. Maybe do the Conference Proceedings
15.  ???

5) Food

1. Choose what we want for the midday meal (sandwiches? Uni-Mail Caféteria? Something else?)
2. Do a precise budget for the food
3. Contact the people who could do the midday meal
4. Compare prices and choose who will do the midday meal
5. Decide what we will have for coffee break (cheap coffee (soluble coffee) or a coffee machine? Coffee and hot water urns? Biscuits, cakes, nothing? Which drinks appart from coffee?)
6. Choose a restaurant for the conference dinner, negotiate the price, choose which dishes we want, and book the restaurant
7. Order the food for the midday meals and the coffee breaks (and maybe order the coffee machine, if we choose to use one)
8. Find a way to have fresh drinks and hot water at the conference venue (maybe borrow a fridge and some heaters)
9. Buy the food for the coffee breaks and maybe for the midday meals. ALWAYS ASK FOR AND KEEP THE BILLS!!!
10. Organize the conference dinner, and during the dinner, make sure everything is ok and everyone is happy
11.  ???

6) Technical stuff, rooms

1. Choose and book the rooms for the conference at Uni Mail (
2. Contact the guy who is in charge of the technical stuff for Uni Mail (be sure we have everything for the powerpoints for example)
3. Put up signs (which room is which, where are the toilets, etc.)
4. For the students: make sure powerpoint works, everything is ok, etc. Provide water (bottled plus glasses/cups) for the speakers
5. For the students : be there for the meals and the coffee breaks, and manage the coffee breaks
6. Do not forget to take scissors, paper, string, pens, USB memory sticks, etc.
7. Make a sheet of paper explaining how to connect to the internet in Uni Mail, where you can withdraw money, etc. (we could also insert this page in the programme)

Johannes: If you want to provide wifi access for all the participants of the conference go on the site https://auth.unige.ch/cas/login?service=https://www.unige.ch/dinf/reseau/ucd/ucd.cgi click on "création par lots" and follow the directions. You have to provid the name and the emaiadress for everyone you wish to create an account. I don't know if students have the right do make this demand (or even to access this site).

1. Thank the people who helped us ( Uni Mail concierge, Uni Mail housekeepers, etc)
2.  ???

7) Miscellaneous

1. Contact editors
2. Choose what we want the students to do
3. Tell the students we are looking for four students to help us during the conference
4. Choose which students we will hire
5. Tell the students what we want them to do and manage them
6. Make the scientific report and send it
7.  ???